Ваш психолог 3. САМОМЕНЕДЖМЕНТ УЧИТЕЛЯ. ИЛИ КАК ЛУЧШЕ ОРГАНИЗОВАТЬ СВОЮ РАБОТУ
Организаторские способности являются профессионально важными для учителя. Но постоянно организуя других, он прежде всего должен уметь правильно организовывать самого себя.
Самоменеджмент — это использование испытанных методов работы В Повседневной практике для того, чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время. Фактор времени является самым мощным стрессором.
Учителю хронически не хватает времени не только на отдых, но и на труд. Зная азы самоменеджмента, вы сможете правильно Организовать свою деятельность, избавиться от стресса и научитесь находить время на отдых.
А для начала — маленькая анкета.
Самоменеджмент: насколько хорошо вы справляетесь со своей работой?
Самооценка в баллах: 0 — почти никогда; 1 — иногда; 2 — часто; 3 — почти всегда. 1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовительной работы, планирования. 1. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.
3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием сроков их реализации
4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз и окончательно.
5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я делаю в первую очередь.
6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний.
7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности.
8. В моем плане времени есть «окна*, позволяющие реагировать на актуальные проблемы.
9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, чтобы в первую очередь концентрироваться на немногих «жизненно важных» проблемах.
183
10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, а мне необходимо выполнить более важные дела.
Если вы теперь суммируете баллы, набранные вами в результате проверки вашего рабочего стиля, го получите следующие результаты:
0—15 баллов — вы не планируете свое время и находитесь во власти внешних сібстоятельств. Некоторых из своих целей вы добиваетесь, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.
16—20 баллов — вы ггы гаєтесь овладеть своим временем, но бы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.
21—25 баллов — у вас хороший самоменеджмент.
26—30 баллов — вы можете служить образцом каждому, кто хочет научиться рационально расходовать свое время. Позвольте окружающим вас людям (в том числе и автору настоящей книги) приобщиться к вашему оггыту.
Итак, судя по результатам, большинству из нас следует продолжить работу над инвентаризацией своего времени. С помощью несложной формулы попробуем определить капитал своего рабочего (К,), свободного (К3, Kj) и весь капитал личного времени (К) по несложным формулам:
К,-А - 1760. К,-А - 660,
К^=А- 1740, где А = пенсионный возраст минус ваш настоящий возраст (например: 55 — 35 ~ 20, А = 20).
К-К,+ К2+К3(часов).
Оговоримся сразу, что К — это весь ваш капитал времени, а время необратимо. Поэтому находите время для работы (успех), размышлений (сила), игры (молодость), чтения (знания), дружбы (счастье), мечты (путь в неведомое), веселья (радость души).
Прежде всего надо попробовать устранить основные поглотители времени. Эту процедуру легко провести в течение одного дня путем жесткой регистрации времени. Лучше это делать по заранее заготовленной схеме:
184
А. АНАЛИЗ ВИДОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ И РАСХОДОВ ВРЕМЕНИ
Б. ЛИСТОК ДНЕВНЫХ ПОМЕХ
Обработка формы А
1. Ответы на вопросы:
А — Была ли работа необходимой? Да
Нет
Б — Были ли оправданы затраты времени? Да
Нет
В — Было ли целесообразным выполнение работы? Да
Нет Г — Был ли сознательно определен временной интервал? Да
Нет
2. Определение общей продолжительности работы: £ПД.
3. Определение продолжительности непродуктивной работы:
АБВГ нет Ь ПД
100%
4. Определение эффективности работы:
Если больше чем на У вас проблема с деле-
10%, деятельность гированием (перепо-
была необязатель - ручением) и установ
кой - лением приоритетов
Если больше чем на Вам необходим ана-
10% случаев, расход лиз поглотителей вре-
Времени велик —- мени, самодисциплина
Если больше чем в Вам нужно лланиро-
10% случаев, исполь - вать организацию ра-
Зование было непе - боты
несообразным -
Если больше чем б Вам нужно планиро-
10%, момент испол - вать рабочее время
Нения возник спон
танно *■
Обработка формы Б
—Какие помехи были «дорогостоящими»?
—Какие звонки были бесполезными?
—Какие посещения не нужны?
—Какие телефонные разговоры могли быть короче? эффективнее?
—Какие посещения должны быть короче и эффективнее?
—Кто больше отвлекал вас от дел?
Анализ «поглотителей» времени
Попытайтесь идентифицировать пять причин временных потерь, которые повторяются.
Посмотрите следующий список, состоящий из 30 самых существенных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:
1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритетов в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Плохое планирование трудового дня.
6. Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол.
7. Чрезмерное чтение.
8. Скверная система досье.
9- Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе).
10. Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров.
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дел телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная, запоздалая информация.
16. Отсутствие самодисциплины
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19- Затяжные совещания.
20.Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21.Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.
22.Болтовня на частные темы.
23.Излишняя коммуникабельность.
24.Чрезмерность деловых записей.
25.Синдром откладывания.
26.Желание знать все факты.
27.Длительные ожидания (например, условленной встречи).
28. Спешка, нетерпение.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за перепорученными делами.
Таким образом, освободившись от «поглотителей» вашего времени и выявив слабые места в самоорганизации, вы сможете высвободить значительные резервы времени для себя.
Специалисты по самоменеджменту выделяют шесть основных его функций: 1) постановка целей; 2) планирование; 3) принятие решений; 4) реализация и организация; 5) контроль; 6) информация и коммушпоция. Основное правило самоменеджмента заключается в том, что вокруг шестой функции вращаются все остальные.
Круг правил самоменеджмента
Технику самоменеджмента кратко можно представить в виде таблицы, где выделены его функция, соответствующие ей рабочие методы и приемы и достигаемый благодаря их использованию выигрыш во времени.
187
ТЕХНИКА САМОМЕНЕДЖМЕНТА
2. Планирование
3. Принп-шений
4. Реализация и организация
5. Кон-
6. Информация и коммуникации
Рабочие приемы, методы
Определение цели, ситуації -[ый анализ, целевые страхи и методы достижения
Успеха, формирование цели
Годовое планирование, месячное, декадное, планирование дня, принципы вреяенчо-го менеджмента, метод «Альпы», менеджмент с помощью дневника времени
Установка приоритетов, принцип Парето (соотношение 80:20), АБВ-анйлиз, принципы Эйзенхауэра, делегирование дел (перепоручение)
Распорядок дня, график продуктивности, биоритм, са-мопроявлёние, дневной рабочий план
Контролирование Npouscca Работы (сравнение замысла с результатом), контролирова-; итогов (контролирование достижения поставленных целей, промежуточных результате), обзор итогов истекшего дня (самоконтроль)
Рациональное чтение, рациональные совещания, рациональное ведение беседы, раїїиональяое ислеитьзокшие телефона, рациональное ведение корреспонденции, листки-памятки и формуляры
Достигаемый результат (выигрыш во времени)
Мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация усилив на узких местах, фиксация сроков и ближайших шагов
Подготовка к реализации, оптимальное распределение и использование времени, сокращение сроков исполнения
Приводящая к успеху организация труда, первоочередное решение жизненно важных проблем, упорядочение дел г их важноста, из&іетение с «тирании» неотложности, продуктивность трудовых затрат
Применение самоменеджмента, концентрация на значительных задачах, исполъзова-пика производительности, учет периодических колебаний, становление индивидуального рабочего стиля
Обеспечение запланированных результатов, позитивное воздействие на течение жизни
Быстрое чтение, лучшая орга-нюация совещаний и конференций, выделение времени для собеседований, отгораживание от возможных помехт меньше отвлечений, меньше «Бумажной боііньі»
Постановка целен Требует выразить в виде четких намерений
Наши явные и скрытые потребности, интересы или задачи, а также сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их. выполнение.
— Цель — это описание конечного результата.
— Цель — представление о будущем.
— Ежедневная работа должна приближать к цели.
— Постановка целей — перманентный процесс.
— Предпосылка успеха заключается в точном знании того, что, когда, в каких масштабах необходимо достичь.
I Постановка целей
(Y) Нахождение целей (анализ целей)
- лично (жизненные цели)
- профессионально (карьерные цели)
(2j Ситуационный анализ
Что Я Могу? /Сильные и слабые стороЛ
\Тл. Ситуация, окружение\)
Формулирование целей
(планирование целей): (практические цели)
— лично (гтчан жизни) \_______________ У
Чтобы иметь успех, надо знать:
— Каких целей вы хотите достичь?
— Согласуются ли они между собой?
— Есть ли высшая цель щщ промежуточные?
— Знаете ли вы, что сами можете сделать?
Набросайте общие Представлення О жизненных устремлениях (кривая жизни).
— Как протекала до сих пор ваша жизнь?
— В чем ваши крупные успехи и поражения (в личной, профессиональной сфере)?
— Как вы представляете будущее?
— До какого возраста хотели бы дожить?
— Чего хотели бы достичь?
— Какие удары судьбы вы рассчитываете?
189
Кривая жизни
Неудачи - Успехи
Попробуйте провести ситуационный анализ своих успехов и неудач на жизненном пути:
Соотнеся желания и возможности, свой жизненный план, сформулируйте для себя цсли-
ЖИЗНЕННЫЙ ПЛАН. ИЛИ ПЛАН КАРЬЕРЫ
190
Для достижения любой цели необходимо планирование, которое позволяет идти кратчайшим путем, концентрировать внимание на важных делах, устанавливать реалистичные сроки, создавать резервы времени, избавляться от холостых ходов, т. е. повышать эффективность и уменьшать стресс.
Планирование времени можно представить как закрытую систему:
Необходимо учесть, что планируемые на любой период времени дела должны занимать только 60% времени, оставляя резерв. В течение дня следует выделять приоритеты А Б Б, которые лучше выполнять в наиболее плодотворное н удобное для вас время.
Успешно работать — значит точно и хорошо выполнять нужные задачи. Принятие решений предполагает установление целео-риентированных и однозначных приоритетов Для целесообраз-
Ной и эффективной реализации ваших задач безусловно необходимо, чтобы вы лично установили их очередность. Установление приоритетов помогает вам:
— планомерно вести дела;
— выполнять срочную работу к установленному времени;
— регулировать перерывы в работе;
— проверять степень срочности;
— определять альтернативные решения, например, с помощью вспомогательных вопросов;
— учитывать возможности делегирования ваших полномочий другим.
Бы активно регулируете свой трудовой процесс (самоменеджмент):
— избегаете ненужных конфликтов со своими целями;
— избегаете конфликтов с подчиненными, коллегами и руководителем;
— избегаете «переделывания» уже Сделанного;
— избегаете ненужного стресса.
Принцип Парето (соотношение 80:20) применительно к рациональному использованию времени гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглощают» 80% рабочего времени.
К немногочисленным «жизненно важным» проблемам следует всегда приступать в первую очередь.
С помощью Анализа А Б В вы Обеспечиваете упорядочение задач по их значимости и ориентацию результатов работы на"достижение нужного эффекта.
Отдавайте себе отчет в том, что вы не можете делать сразу все, устанавливайте приоритеты и начинайте с самого главного (основное правило эффективной организации труда)!
192
В соответствии с Принципами Эйзенхауэра Работайте последовательно, не бойтесь менее срочные (менее важные) дела переправлять либо в архив, либо в корзину.
Делегированием называется поручение рабочей задачи, а также передача компетенции и ответственности. Делегирование означает саморазгрузку. Оно высвобождает время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет шансы сотрудникам для раскрытия своих способностей (мотивация). Делегирование в равной степени выгодно и для руководителя, и для подчиненных.
Успешное делегирование предполагает: - готовность делегировать (желание);
— способность делегировать (возможность).
Важную задачу редко бывает необходимо выполнить сегодня или На Этой неделе, в то время как Со Срочной задачей хотят разделаться сразу.
Освобождайтесь от втирании» спешности: