Управление Действиями для Улучшения Организации и Производительности
В процессе управления большим количеством задач важно иметь систему для организации и отслеживания необходимых действий. Данная статья представляет собой пошаговое руководство по созданию такой системы, которая поможет повысить продуктивность и снизить стресс.
1. Сортировка и группировка:
- Разберите все отложенные задачи и разделите их на две категории:
- Действия, которые должны быть сделаны в определенное время или день.
- Действия, которые могут быть сделаны в любое время в соответствии с другими запланированными делами.
2. Календарные действия:
- Действия, которые должны быть выполнены в определенное время или день, заносите в календарь. По возможности будьте конкретны и укажите время и день.
3. Организация действий «как только возможно»:
- Группируйте действия по контексту, например: "За компьютером", "Поручения", "Звонки".
- Создайте список для каждого контекста и включайте в него соответствующие действия.
4. Рассмотрите распространенные категории:
- Используйте следующие общие категории:
- Звонки
- За компьютером
- Поручения
- В офисе
- Дома
- Повестка дня
- Читать/Просмотреть
5. Создание списков для каждой категории:
- Создайте списки или папки для каждой категории, перечисленной в шаге 4. Включайте в них напоминания о действиях, которые вы определили.
6. Управление ожидаемыми действиями:
- Группируйте ожидаемые действия или задачи, ответственными за которые являются другие люди.
- Создайте список или папку для отслеживания этих действий.
7. Использование существующих документов в качестве напоминаний:
- Рассмотрите возможность использования самой бумаги или электронных писем в качестве напоминаний о действиях, если это целесообразно.
8. Опустошение входящих сообщений электронной почты:
- Создайте папки для обрабатываемых электронных писем и ожидаемых действий. Перемещайте сообщения электронной почты в соответствующие папки.
Вывод:
Следуя этим шагам, вы можете создать надежную систему управления действиями, которая поможет вам оставаться организованным и продуктивным. Постоянно просматривайте свои списки и папки, чтобы быть в курсе предстоящих задач и предотвращать просрочки. Не бойтесь корректировать свою систему с течением времени, чтобы она соответствовала вашим конкретным потребностям и повышала эффективность вашего рабочего процесса.
Ключевые особенности системы управления действиями, изложенной в статье:
Группировка по контексту
- Действия группируются по контексту, например, "За компьютером", "Поручения", "Звонки".
- Это позволяет легко просматривать и выполнять действия в зависимости от того, где и когда вы находитесь.
Использование списков и папок
- Каждая категория действий имеет свой список или папку.
- Это обеспечивает четкую организацию и предотвращает потерю действий.
Календарные действия
- Действия, которые должны быть выполнены в определенное время или день, заносятся в календарь.
- Это гарантирует, что вы не пропустите важные встречи или сроки.
Ожидаемые действия
- Список или папка для отслеживания действий, которые должны быть выполнены другими людьми.
- Это помогает вам оставаться в курсе прогресса и выявлять любые задержки.
Использование существующих документов в качестве напоминаний
- В некоторых случаях саму бумагу или электронные письма можно использовать в качестве напоминаний о действиях.
- Это устраняет необходимость создавать отдельные списки для каждой задачи.
Опустошение входящих сообщений электронной почты
- Создание папок для обрабатываемых электронных писем и ожидаемых действий.
- Это помогает держать входящие сообщения в чистоте и сосредотачиваться на важных задачах.
Постоянный обзор и корректировка
- Систему управления действиями необходимо постоянно пересматривать и корректировать, чтобы она соответствовала вашим конкретным потребностям и оптимизировала ваш рабочий процесс.
- Это гарантирует, что система остается эффективной и соответствующей вашим изменяющимся требованиям.