6.7. ОСОБЕННОСТИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ОБЩЕНИЯ

Управленческое общение — это общение, вызванное необходимостью осуществления управленческого воздействия на людей с учетом обратной связи. Существуют следующие формы управленческого общения:

1. Субординарная. В основу такого общения положены админист - ративно-правовые нормы. Оно складывается между руководителями и исполнителями, а также между руководителями разных уровней.

2. Служебно-товарищеская. В основу такого общения положены административно-моральные нормы. Оно складывается между коллегами по работе.

3. Дружеская. Основой такого общения являются морально-психологические нормы взаимодействия. Такое общение может быть между руководителями, между подчиненными (коллегами по работе), между руководителями и подчиненными.

В зависимости от конкретных условий,- индивидуально-психологи - ческих качеств людей каждый руководитель выбирает ту или иную форму управленческого общения. Например, на уровне управления предприятием, цехом наиболее целесообразна субординарная форма, а на уровне бригады она неэффективна.

Выделяются следующие этико-психологические принципы управленческого общения:

1. Принцип создания условий для проявления личного потенциала сотрудников, их способностей, опыта, профессиональных знаний. Этому способствует делегирование полномочий руководителя, т. е. передача некоторых видов деятельности подчиненным. Для этого руководителю необходимо подобрать подходящих сотрудников, распределить между ними сферы ответственности, продумать способы стимулирования их труда, координацию выполнения порученных заданий, консультирование подчиненных, контроль и оценку их деятельности. Делегировать можно специализированную деятельность, подготовительную, рутинную работу, выполнение частных задач. Формулировка стратегических целей, планов, программ — это прерогатива руководителя. Нельзя делегировать и такие функции руководства, как принятие управленческих решений, контроль результатов, руководство сотрудниками и мотивация их деятельности, задачи высокой степени риска, особо важные задания, актуальные срочные дела особого назначения (строго доверительного характера).

2. Принцип полномочий и ответственности. Каждый сотрудник организации должен знать свои должностные обязанности, права, ответственность, способы их реализации. А руководитель должен заботиться о создании социального, служебного и персонального статусов своих сотрудников. Под социальным статусом понимается соблюдение конституционных прав и обязанностей, общественных полномочий, которые определяются законами правового порядка и морали. Служебный статус — регламентирование служебных прав и обязанностей каждого работника, справедливая систематическая оценка его личностно-деловых качеств. Персональный статус — это личная удовлетворенность работника взаимоотношениями в группе, возможность проявлять свои способности и оказывать влияние на результат деятельности организации.

3. Принцип поощрения и наказания. Руководитель должен уметь выявлять наиболее активных и добросовестных сотрудников, а также отмечать большие и малые успехи каждого подчиненного. Недооценка личности коллективом и руководителем вызывает у нее чувство неуверенности и обиды, желание восстановить справедливость. При этом уровень трудовых достижений сотрудника, как правило, падает.

Нельзя отрицать наказания как меры воздействия на подчиненного, но эта мера не может быть главной, и использовать ее нужно строго индивидуально, соответственно проступку. Оцениваться при этом должен именно проступок, а не личность провинившегося сотрудника. Беседа воспитательного характера с «нарушителем» должна строиться по такой схеме:

А) положительные эмоции (оценка личности с хорошей стороны в целом);

Б) отрицательные эмоции (анализ проступка);

В) вновь положительные эмоции (выражение уверенности в том, что подобное больше не повторится).

При этом критика лучше переносится на фоне самокритики руководителя, воспитывающего своего подчиненного. «Менторский» тон, угрозы, запугивания в подобных случаях не приносят, как правило, желаемого результата.

4. Принцип рационального использования своего рабочего времени руководителем. Многие менеджеры испытывают острый дефицит времени. Существует много принципов и приемов эффективного использования рабочего времени. Наиболее известными из них являются два:

• принцип приоритетов, суть этого принципа состоит в распределении дел по порядку их значимости и начала с самого существенного;

• принцип Парето. Итальянский экономист В. Парето утверждает, что в процессе работы за 20% расходуемого времени менеджер достигает 80% результатов, а остальные 80% затраченного времени дают 20% общего итога.

Одной из сторон управленческого общения руководителя являются его публичные выступления. Для начинающего оратора это достаточно трудное дело. Кроме естественного волнения, которое свойственно каждому начинающему оратору, он может испытывать и чувство неуверенности при выступлениях. Этому способствуют следующие причины психологического характера:

1. Нечеткое осознание цели выступления и путей ее достижения; смутное представление о том, как надо выступать.

2. Опасение забыть от волнения речь, потерять нить повествования, оговориться.

3. Боязнь оказаться некомпетентным.

4. Страх перед аудиторией, опасение ее негативной реакции.

5. Ошибочная предварительная оценка слушателей.

6. Воспоминания о собственных неудачных выступлениях.

7. Заниженная самооценка (оратор чувствует, что он не вправе требовать к себе корректного и уважительного отношения аудитории).

8. Наличие комплексов (по поводу своей внешности, манеры говорить, держаться перед аудиторией).

9. Плохая самопрезентация — неумение представить, подать себя, произвести эффектное впечатление своими манерами, речью; неумение логически последовательно выразить свои мысли, убедить слушателей, понравиться им.

Все эти тревожные явления можно преодолеть путем приобретения опыта в публичных выступлениях, совершенствования подготовки к выступлениям, тренировки памяти и внимания, повышения уровня самооценки, умения управлять вниманием аудитории. Созданию привлекаемого для аудитории имиджа (образа) выступающего способствуют следующие факторы.

1. Внешняя привлекательность личности оратора. Она зависит от манеры поведения оратора (походка, позы, мимика, жесты), манеры одеваться, причесываться, умения пользоваться гигиеническими средствами. Первое и достаточно стойкое внешнее впечатление о человеке складывается за первые 90 с.

Беспорядок в одежде и прическе, пренебрежение правилами гигиены говорят о неуважении человека и к самому себе, и к своему окружению, что исключает какое-либо желание общаться с ним (и тем более быть к нему расположенным). Однако следует знать и о другой крайности — крикливая и претенциозная одежда, чрезмерное использование украшений, косметики, парфюмерии снижает статус оратора, так как свидетельствует о недостаточном уровне его общей культуры. Кроме этого, экстравагантность в одежде и прическе отвлекают слушателей от содержания выступления, а запах парфюмерии (особенно в летнюю жару) может вызвать приступы удушья, аллергию и просто испортить настроение у слушателей. Свидетельством подлинного эстетического вкуса и высокой культуры оратора (да и вообще любого человека) являются уместность во внешних проявлениях и сдержанность в поведении.

В отношении мимики и жестов оратора недопустима ни одна из крайностей. Если они отсутствуют, то это создает впечатление неуверенности в себе, «зажатость», что мешает установить хороший контакт с аудиторией. Чрезмерность жестикуляции, гримасы, расхаживание по аудитории, переступание с ноги на ногу, пританцовывание, постукивание пальцами по трибуне (столу) выдает неопытность и нервозность выступающего, что передается слушателям. Чем выше социальный статус человека, его профессионализм, тем более естественно он держится, используя умеренную жестикуляцию и мимику, соответствующие каждому данному моменту выступления.

Речь выступающего должна быть спокойной, что не вызывает сомнений в его знаниях и уверенности в себе. В то же время монотонную речь слушать тяжело, поэтому рекомендуется то повышать, то понижать голос в процессе выступления.

2. Установление и поддержание контакта с аудиторией. Прежде чем начать говорить, необходимо выдержать паузу продолжительностью 15-20 с. В противном случае контакт с аудиторией установить трудно.

Визуальный контакт (контакт глазами) усиливает влияние на партнера по общению. Психологи считают, что собеседники проявляют взаимный интерес, если контакт глазами поддерживается не менее 2/3 времени беседы, а менее 1/3 — свидетельствует об отсутствии заинтересованности. Выступающему рекомендуется (в целях контроля за реакцией аудитории на его выступление) выделить несколько групп и попеременно поддерживать с ними визуальный контакт. В этом случае у каждого слушателя создается впечатление, что оратор обращается лично к нему.

Ориентируясь на психологический закон «установка определяет восприятие», никогда не следует начинать выступление с извинений, оправданий, с неуверенных фраз. Нужно псжазать аудитории свое лучшее «Я». Аудиторию обязательно нужно приветствовать, выразить одобрение (если оно заслужено), не бояться улыбаться. Улыбка снимает сопротивление аудитории, демонстрирует уважение и расположение к ней оратора, создает ему в глазах слушателя имидж приятного человека. Улыбка может быть разной: улыбка-понимание, улыбка-благо - дарность, улыбка-радость, улыбка-одобрение, улыбка-признательность и т. д., но она всегда должна быть естественной и идти из глубины души. Фальшивая, «приклеенная», улыбка отталкивает людей.

Воздействие оратора на аудиторию во многом зависит от организации пространства. Если слушатели рассредоточены в большом помещении несколькими группами, то оратору трудно создать единое поле эмоционального напряжения. Эффект изолированности, появляющийся при этом, способствует ослаблению внимания слушателей, снижает интерес к теме выступления. Люди в аудитории должны быть расположены друг от друга в пределах личной или персональной зоны, а оратор от слушателей в пределах социальной либо публичной зоны. На отношение к выступлению и оратору влияют также время выступления, внешние условия (температура воздуха, влажность, посторонние звуки, запахи и т. п.).

3. Завоевание расположения аудитории. Расположить к себе аудиторию может человек, способный уловить настроение людей, их ожидания, сопереживающий их нуждам и трудностям.

Оратор не должен демонстрировать превосходство над аудиторией, так как это унижает слушателей и, как следствие, они начнут отыскивать недостатки и промахи в выступлении. Тон общения со слушателями обнаруживает внутреннюю культуру оратора. Он должен быть доверительным, уверенным (без назиданий и морализации) и выражать уважительное отношение к людям.

4. Риторический[23] аспект выступления. Выразительность, точность, лаконичность языка способствуют удержанию внимания аудитории. Яркость и доступность речи, остроумие, использование пословиц и поговорок, крылатых литературных выражений обеспечивают оратору симпатии аудитории.

Тем не менее, снижение внимания аудитории к оратору психологически неизбежно. Причины ослабления и отвлечения внимания по отношению к выступающему делятся на объективные и субъективные. К объективным относятся причины, заложенные в самой природе внимания и восприятия:

— разрыв между скоростью словесного мышления и скоростью речи (соотношение 400 и 125 слов в минуту). Появившийся в результате такого соотношения резерв времени способствует возникновению посторонних мыслей;

— ограничения объема внимания (одновременно человек может воспринять не более 4-5 не связанных между собой объектов);

— устойчивость внимания (зависит от состава аудитории: возраста слушателей, профессиональных навыков, эмоционального состояния, жизненного опыта, культурного уровня и т. п.);

— воздействие внешних условий (шум, духота, холод);

— естественное утомление (периоды кризиса внимания: первый— через 15—20 мин после начала выступления, второй — через 30—35 мин).

Субъективные причины ослабления внимания зависят от качеств ва самого выступления, когда оно воспринимается как неинтересное, т. е. непонятное; давно известное; перегруженное информацией; несоответствующее интересам аудитории; невыразительное по форме изложения (тихий голос, монотонность, бедный язык; грамматические, стилистические и орфоэпические ошибки); суетливая манера поведения оратора; прикованность к тексту; догматиче - ски-назидательный тон.

Для удержания внимания слушателей в течение отведенного на выступление времени оратору необходимо стремиться к тому, чтобы выступление: /

1) было содержательным и качественным;

2) пробуждало творческие способности слушателей;

3) было логически организовано (готовило слушателей к самостоятельным выводам);

4) соответствовало теме, месту, аудитории;

5) было динамичным (интенсивным по темпу; насыщенным мыслями и аргументами; сопровождалось подвижной мимикой, умеренной продуманной жестикуляцией, живым голосом с меняющимися интонациями, паузами);

6) было доступным, содержало конкретные примеры;

7) излагалось живым образным языком;

8) содержало наглядность и в целом вызывало интерес, т. е. эмоциональное и интеллектуальное влечение.

Интересу слушателей к речи, произносимой оратором, могут способствовать следующие приемы: прямое обращение к аудитории, диалог со слушателями; использование новой информации, неожиданной для слушателей; делегирование возможностей принятия решений слушателями; апелляция к авторитету в области науки, опыта (либо как к личности); внесение элементов неформальности (собственный опыт, экспрессия); юмор; гипербола; контраст, парадокс; создание эффекта присутствия (т. е. слушатель как бы присутствует при том, о чем говорит оратор) и другие приемы.

Таким образом, руководитель может эффективно выполнять свои управленческие функции только в том случае, если он достаточно хорошо овладеет искусством делового общения.

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ К ГЛАВЕ 6

1. Тест на оценку коммуникабельности [19]

Чтобы оценить собственную коммуникабельность, полезно задать себе следующие вопросы.

1. Умеете ли вы так поздороваться или, о чем-то спросить, чтобы человеку было приятно ответить вам?

2. Способны ли вы вызвать интерес и чувство доверия?

3. Если с вами грубы, находите ли вы ответную реакцию помимо собственной грубости?4 Есть ли у вас способность спокойно осадить грубияна, сделать его поневоле вежливее?

4. Умеете ли вы вовремя пошутить, разрядить накаленные страсти?

5. Умеете ли вы прервать разговор, но так, чтобы собеседник не обиделся на

Вас?

6. Умеете ли вы отказать в чьей-то просьбе, но не вызывать при этом враждебности?

7. Умеете ли вы попрощаться, но так, чтобы вас хотели видеть еще раз?

Следует проанализировать, в каких ситуациях вы чувствуете себя скованно, неуверенно: при публичном выступлении, попадании в общество малознакомых людей, беседах с начальством, при знакомстве с представителем другого пола и т. д. Что в этих ситуациях вас смущает: отсутствие общей темы разговора, косноязычие, тягостные паузы, боязнь покраснеть или показаться неумным и т. д.

2. Ролевая игра «Интервью» на приобретение навыков общения [19]

Участники разбиваются на две группы: первая — журналисты, которые берут интервью, во второй группе каждый выбирает, кем он будет, чью роль возьмет (спортсмен, митрополит, бизнесмен и т. п.) и исходя из своей роли должен будет отвечать на вопросы журналистов в течение 3-5 мин. В заключение обсуждают: «Легко ли было общаться исходя из определенной роли? Какие переживания и мысли возникали во время выполнения упражнения? Что оно помогло понять?»

3. Упражнения на приобретение навыков невербального общения [19]

Упражнение «Подарок»: каждый участник без слов, жестами, мимикой должен показать, какой подарок он дарит имениннице. Именинница и все пробуют угадать, что это за подарок.

Упражнение «Сообщение»: участники разбиваются по парам, и каждый должен без слов, жестами передать своему напарнику какое-то сообщение, а тот должен понять и рассказать, в чем его смысл. Затем меняются ролями.

Упражнение «Наводка»: участники разбиваются на две команды, каждая придумывает несколько слов, которые записывает на отдельных листочках бумаги. Затем из чужой команды выбирают человека, которому дают прочитать слово, и он должен жестами объяснить своей команде, что это за слово, а команда должна его угадать. Затем выбирается другой человек из чужой команды, который «показывает» новое слово. Сравнивается, какая команда быстрее и правильнее отгадывала слова.

Упражнение «Передача чувств»: все встают в шеренгу, в затылок друг к другу. Первый человек поворачивается ко второму и передает ему мимикой какое-либо чувство (радость, гнев, печаль, удивление и т. п.^, второй человек должен передать следующему это же чувство и т. д. У последнего спрашивают, какое чувство он «получил» и сравнивают с тем, какое чувство было послано вначале, и как каждый участник понимал полученное им чувство.

4. Упражнение на приобретение навыков оказания и принятия знаков внимания при общении [19]

Для многих людей оказать внимание другому человеку не так просто. Для других еще сложнее принять знак внимания.

Инструкция: все участники группы образуют два круга—внутренний и внешний, стоя лицом друг к другу. Стоящие лицом друг к другу образуют пару. Первый член пары оказывает искренний знак внимания партнеру, стоящему напротив. Знаками внимания оцениваются поступки, навыки, внешность и др. Тот отвечает: «Да, конечно, но кроме

5 Б-633 1

Того, я еще и...» (называет то, что он в себе ценит, и считает, что заслуживает за это внимание). Затем партнеры меняются ролями, потом делают шаг влево, и таким образом образуются новые пары, и все повторяется несколько раз. Выполнив упражнение, участники группы обсуждают: «Какие чувства вы испытывали, когда оказывали другому знаки внимания? Что вы чувствовали, когда знаки внимания оказывали вам? Легко ли вам было реагировать на оказанные данным образом знаки внимания? Почему?»

5. Упражнение на приобретение навыков публичного выступления [19]

Желательно проводить видеозапись выступлений и последующий анализ видеозаписи: речи, позы, жестов, манеры поведения каждого участника.

Каждый человек должен экспромтом в течение 2-3 мин выступить перед аудиторией с рассказом о каком-то предмете, событии (тему выступления человек получает от преподавателя за несколько секунд до выступления). Темы могут быть самые разные, например: рассказать о гитаре, парашюте, корове, тюльпане, полете, беге, плавании, празднике, об урагане и т. п. Выступление-рассказ может включать следующие пункты: определение (видо-родовое определение предмета); описание внешнего вида предмета (характерные признаки предмета, события, явления); состав и структура предмета; типичная обстановка, в которой встречается предмет, явление; практикуемые или возможные способы функционирования, использования предмета; происхождение предмета; перспективы, прогноз на будущее.

Выступающий вправе пропустить какие-то пункты, добавить свои, изобрести свой оригинальный способ организации содержания и формы выступления. По окончании выступления задаются вопросы: «По-вашему, сколько времени вы говорили? Как слушатели чувствуют, сколько времени выступал данный человек (сравнить с объективным замером времени)? Удалось ли вам установить контакт с аудиторией? Куда вы смотрели во время выступления? Кого видели? Показалось ли слушателям данное выступление интересным, выразительным?»

Полезно по видеозаписи провести анализ жестикуляции: ритмизирующая жестикуляция (одной рукой); изобразительная жестикуляция (рисует рукой конфигурацию предметов), выразительная (выражает отношение), скованная поза (куда девать руки, если они мешают?) и т. п.