Управление Действиями для Улучшения Организации и Производительности

В процессе управления большим количеством задач важно иметь систему для организации и отслеживания необходимых действий. Данная статья представляет собой пошаговое руководство по созданию такой системы, которая поможет повысить продуктивность и снизить стресс.

1. Сортировка и группировка:

• Разберите все отложенные задачи и разделите их на две категории:
• Действия, которые должны быть сделаны в определенное время или день.
• Действия, которые могут быть сделаны в любое время в соответствии с другими запланированными делами.

2. Календарные действия:

• Действия, которые должны быть выполнены в определенное время или день, заносите в календарь. По возможности будьте конкретны и укажите время и день.

3. Организация действий «как только возможно»:

• Группируйте действия по контексту, например: "За компьютером", "Поручения", "Звонки".
• Создайте список для каждого контекста и включайте в него соответствующие действия.

4. Рассмотрите распространенные категории:

• Используйте следующие общие категории:
• Звонки
• За компьютером
• Поручения
• В офисе
• Дома
• Повестка дня
• Читать/Просмотреть

5. Создание списков для каждой категории:

• Создайте списки или папки для каждой категории, перечисленной в шаге 4. Включайте в них напоминания о действиях, которые вы определили.

6. Управление ожидаемыми действиями:

• Группируйте ожидаемые действия или задачи, ответственными за которые являются другие люди.
• Создайте список или папку для отслеживания этих действий.

7. Использование существующих документов в качестве напоминаний:

• Рассмотрите возможность использования самой бумаги или электронных писем в качестве напоминаний о действиях, если это целесообразно.

8. Опустошение входящих сообщений электронной почты:

• Создайте папки для обрабатываемых электронных писем и ожидаемых действий. Перемещайте сообщения электронной почты в соответствующие папки.

Вывод:

Следуя этим шагам, вы можете создать надежную систему управления действиями, которая поможет вам оставаться организованным и продуктивным. Постоянно просматривайте свои списки и папки, чтобы быть в курсе предстоящих задач и предотвращать просрочки. Не бойтесь корректировать свою систему с течением времени, чтобы она соответствовала вашим конкретным потребностям и повышала эффективность вашего рабочего процесса.

Ключевые особенности системы управления действиями, изложенной в статье:

Группировка по контексту

• Действия группируются по контексту, например, "За компьютером", "Поручения", "Звонки".
• Это позволяет легко просматривать и выполнять действия в зависимости от того, где и когда вы находитесь.

Использование списков и папок

• Каждая категория действий имеет свой список или папку.
• Это обеспечивает четкую организацию и предотвращает потерю действий.

Календарные действия

• Действия, которые должны быть выполнены в определенное время или день, заносятся в календарь.
• Это гарантирует, что вы не пропустите важные встречи или сроки.

Ожидаемые действия

• Список или папка для отслеживания действий, которые должны быть выполнены другими людьми.
• Это помогает вам оставаться в курсе прогресса и выявлять любые задержки.

Использование существующих документов в качестве напоминаний

• В некоторых случаях саму бумагу или электронные письма можно использовать в качестве напоминаний о действиях.
• Это устраняет необходимость создавать отдельные списки для каждой задачи.

Опустошение входящих сообщений электронной почты

• Создание папок для обрабатываемых электронных писем и ожидаемых действий.
• Это помогает держать входящие сообщения в чистоте и сосредотачиваться на важных задачах.

Постоянный обзор и корректировка

• Систему управления действиями необходимо постоянно пересматривать и корректировать, чтобы она соответствовала вашим конкретным потребностям и оптимизировала ваш рабочий процесс.
• Это гарантирует, что система остается эффективной и соответствующей вашим изменяющимся требованиям.