ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ЯК ТЕХНОЛОГІЯ ОРГАНІЗАЦІЇ РОБОЧОГО ЧАСУ

Ю. А. Паскевська, О. Ю. Криволап

У статті значну увагу приділено аналізу причин утрати часу та визначенню ефективних шляхів управління часом. Обґрунтовано, що тайм-менеджмент має бути суттєвою й необхідною частиною змісту організації професійної діяльності. Наголошується, що управління часом забезпечує створення сприятливих умов праці, підвищує особистісну продуктивність персоналу та саме така технологія виступає одним із головних інструментів бізнес-процесів.

Ключові слова: тайм-менеджмент, утрата часу, інструмент бізнесу, робочий час.

Паскевская Ю. А., Криволап Е. Ю. Тайм-менеджмент как технология организации рабочего времени. В статье значительное внимание уделено анализу причин потери времени, определению эффективных путей управления временем. Обосновано, что тайм-менеджмент является существенной и необходимой частью содержания организации профессиональной деятельности. Сделан акцент на том, что управление временем обеспечивает создание благоприятных условий труда, повышает личностную продуктивность персонала и именно такая технология выступает одним из главных инструментов бизнес - процессов.

Ключевые слова: тайм-менеджмент, потеря времени, инструмент бизнеса, рабочее время.

Paskevskaya Yu. A., Krivolap O. Yu. Time-Management as Tehnology of Organization of Working Time. In the article considerable attention is spared the analysis of reasons of loss of time, determination of effective ways of time management. It is grounded, that a time-management is substantial and necessary part of maintenance of organization of professional activity. An accent is done on that a time management is provided by creation of favourable terms of labour, promotes the personality productivity of personnel and just the same technology comes forward one of main instruments of biznes-procesov.

Key words: time-management, loss of time, business instrument, working time.

Постановка наукової проблеми. Удосконалення організації праці та власного життя належить до найважливіших завдань сучасного виробництва послуг, є однією з основних умов у вирішенні завдань, поставлених підприємством у період інтенсифікації життя, трансформаційних процесів. Удосконалення організації праці на робочому місці й у житті загалом - це процес безперервного внесення в існуючу організацію праці всього нового. Однак ефективність цього процесу буде забезпечуватися тоді, коли рівень існуючої організації праці та використаного часу буде постійно аналізуватися. Ефективне використання трудових ресурсів, створення сприятливих умов праці впливають на рівень продуктивності праці, на здатність організовувати своє життя, а відтак - управляти часом.

Аналіз досліджень останніх десятиліть у галузях вітчизняної та зарубіжної психології свідчить про цілком виправдане посилення інтересу до проблеми управління часом. Розв’язання проблеми управління часом започатковано в дослідженнях Г. С. Архангельського, Д. М. Граніна, І. А. Кочнєва, Н. І. Кабушкіна, О. О. Курочкіна, Е. А. Мерзлякової.

Метою статті є аналіз причин постійної втрати часу, резервів та додаткових можливостей для зростання ефективності використання робочого часу, а також виявлення шляхів управління часом.

Виклад основного матеріалу й обґрунтування отриманих результатів дослідження. На сьогодні дуже важливо забезпечити ефективне використання фонду часу, а для цього потрібно встановити величину втрат робочого часу й виявити причини, що викликають у людини ці втрати. До того ж повсякденна організаційна практика потребує відповідного наукового забезпечення для вирішення цього питання, вимагає створення новітніх технологій управління робочим часом, що, у свою чергу, сприятиме професійному розвитку персоналу, підвищуватиме рівень його конкурентоспроможності, працездатності, продуктивності та, зрештою, забезпечуватиме ефективність діяльності всієї організації.

Тайм-менеджмент, або управління часом, - це система, спрямована на узгодження своїх дій із часом [4, 59]. Це наука про те, як спланувати чіткий графік роботи та життя на день, тиждень, місяць, рік або все життя. У результаті оптимізації робочий час буде ефективнішим. Тайм-менеджмент стосується не лише організації робочого часу, а й обстановки робочого місця, спілкування з колегами по роботі й багатьох інших чинників, які можуть вплинути на певний час [7; 9].

О. О. Федоров зазначає, що тайм-менеджмент - це відносно нова галузь менеджменту, що динамічно розвивається. Її основне завдання

- виявлення принципів ефективного управління часом. Перші ідеї про правила організації робочого часу з’явилися в 60-х роках минулого століття в країнах Заходу у відповідь на прискорення темпів життя. Розвиток бізнесу привів до зростання навантаження на людей,

Що зайняті у сфері управління. Обсяг роботи менеджерів збільшився настільки, що вони почали відчувати хронічну нестачу як робочого, так і вільного часу. Сьогодні ця проблема надзвичайно гостро стоїть не лише перед працівниками організації, а й перед керівництвом. Як показує життєвий досвід, вирішити проблему нестачі часу за рахунок продовження робочого дня й роботи у вихідні не завжди вдається. Крім того, це не кращим чином позначається на якості життя, віднімаючи час, призначений для спілкування із сім’єю, відпочинку та спорту [S; 9].

Багато людей вважає, що правильно використовувати час легко і для цього не потрібно нічому вчитися. Однак існують причини, через які люди замислюються про те, щоб щось змінити у своїх звичках. По-перше, це найчастіше відбувається тоді, коли людина починає розуміти, що їй постійно не вистачає часу. По-друге, тоді, коли людина хоче рости в професійному або особистісному напрямах, коли в неї багато цілей і завдань, які вона хоче реалізувати [1C, 38].

Дослідники проблеми тайм-менеджменту виділяють два види тайм-менеджменту: особистий і корпоративний (Н. І. Кабушкін, Г. С. Архангельський, О. О. Курочкіна). У широкому розумінні тайм - менеджмент являє собою механізм управління часом кампанії. У такому разі основна увага приділяється організації роботи в цілому, а використання робочого часу кожним співробітником - це наслідок правильної побудови корпоративної системи. Тайм-менеджмент у вузькому сенсі - це організація вільного часу кожної людини. Він актуальний у тому разі, якщо у працівників існує певна свобода вибору, виявляється творча ініціатива. Коли людина змушена самостійно приймати рішення, повинна організовувати процес роботи з клієнтами, їй необхідно володіти технологіями організації особистого часу, підвищення ефективності [1C].

Але, на жаль, стовідсоткової гарантії успіху тільки тайм-менеджмент дати не може через дві основні причини. Перша - кожен з існуючих методів поряд зі своїми перевагами має і серйозні недоліки, про які навіть фахівці замислюються нечасто. Друга - керувати своїм власним часом може насамперед сама людина. Якщо вона не захоче, нічого не вийде, якою б досконалою не була вся система в цілому [б].

Правильна організація власного часу може дати значні результати. Зникає нескінченна гонка і з’являється час для відпочинку. Життя наповнюється тим, чим ми самі хочемо його наповнити, стає яскравішим і цікавішим. Для цього необхідно знати закони тайм-менеджменту. Закони працюють незалежно від того, знаємо ми про них чи ні. Знання основних законів тайм-менеджменту заощаджує більше часу, ніж будь-що [6]. Проаналізуємо закони тайм-менеджменту.

1. Принцип Ейзенхауера

Важливість і терміновість справ - поняття невизначене. Справи мають тенденцію змінювати ступінь своєї терміновості та важливості, але на певний момент можна приблизно визначити ці показники для себе. Необхідно розділити справи на чотири щаблі важливості: терміново-важливо, терміново-неважливо, нетерміново-важливо, нетерміново-неважливо. Важливі та термінові справи потрібно робити самому, не відкладаючи. Справи нетермінові, але важливі необхідно робити, хоча зазвичай саме для них і не вистачає часу. Справи термінові, але неважливі можна делегувати, скорочувати, виключати [9, 59].

2. АВС аналіз

У цій моделі справи поділяються на три типи: важливі, неважливі та інші. Коли ми плануємо день, ми повинні включити в нього обов’язково справу А, кілька справ В і намагаємося виключити справи С. Припустимо, треба написати звіт, і ця справа категорії С. Якщо ми будемо довго відкладати цю справу, вона поступово може перейти в категорію В, а потім і в А [5, 76].

3. Закон Паркінсона

Паркінсон установив, що робота займає весь відведений на неї час. Тобто, якщо Ви відвели для написання звіту час зранку і до обіду, не сподівайтеся, що Вам удасться виконати його за півгодини. Якщо Ви відведете на написання звіту півгодини, можливо, ви укладетеся не більше ніж у 40 хвилин. Нерозуміння закону Паркінсона призводить до дрейфу цілей у невизначене майбутнє [3].

4. Принцип полотна пили

Зниження продуктивності через постійні перешкоди - ефект полотна пили. Аналіз працездатності та визначення піків, тобто 100 % працездатності. В ідеалі необхідно шукати для себе оптимальний баланс між роботою та відпочинком, щоб не перенапружуватися. Необхідно звернути увагу на графік успішних людей. У них однотипні справи скомпоновані в загальні блоки діяльності. Ефекту пили уникнути повністю не вдається, але за рахунок об’єднання справ у великі блоки виникає можливість переключатися на діяльність іншого роду, зібрану в наступний великий блок, і таким чином відпочити. Ще один спосіб впоратися з ефектом “полотна пили” - навчитися входити в “стан геніальності”. Іноді людям потрібно дуже багато часу

Для того, щоб увійти в цей стан. Привчивши себе миттєво входити в робочий стан, “включати” себе як лампочку натисканням кнопки, можливо заощадити багато часу, сил і нервів [5].

Зауважимо, що головною причиною невміння керувати своїм часом є не тільки незнання та невиконання законів тайм-менеджменту, а й ігнорування багатьох розповсюджених причин утрати часу. Визначимо причини бездарної витрати часу й засоби його структуру - вання та управління [5, 75; 7].

Спілкування. Це насамперед розмови, які можна було б не вести або вести швидше і якісніше. Треба навчитися говорити з людьми так, щоб вони відчували себе добре, але при цьому поважали цінний робочий час. Ще краще завести розпорядок дня й виділити дві-три години в найпродуктивніший період для справ, що вимагають зосередженості. Важливо, щоб була можливість обмежити “переривання” через незначні приводи.

Предмети і простір. Простір і предмети, що містяться в офісі, також впливають на те, наскільки ефективно використовується час. Ефективним засобом є мисленнєве визначення маршруту пересувань на робочому місці, подумати як можна скоротити його.

Інформація. На жаль, інформаційні потоки в наш час зростають із кожним днем. Треба створити свої власні алгоритми роботи, щоб використати час максимально продуктивно, наприклад записати шляхи алгоритму та дати співробітникам.

Думки й емоції. Варто думці-вірусу про те, чи закрили ви машину, квартиру, вимкнули зранку праску, з’явитися в голові - ви одразу відволікаєтеся, при цьому робочий стан змінюється на занепокоєння. Необхідно мати звичку “фотографувати” мисленнєво те, про що звикли турбуватися.

Відсутність плану. План дає змогу уникнути “ефекту доміно” - коли між жорстко прив’язаними до часу справами вставляється кілька справ, що не пов’язані з певним часом, і в разі форс-мажору можливо спокійно встигнути все зробити, а якщо з’явиться вільний час, є можливість використати його максимально ефективно [1O, 1O6].

Неправильна стратегія. Необхідно переглянути ставлення до роботи та до життя й змінити способи, форми та стратегію роботи.

Людський фактор. Найскладніший елемент у системі - сама людина, те, як вона працює. Іноді люди настільки зайняті, що не помічають, що діють неефективно, за принципом білки в колесі. Рекомендується хоча б один день провести хронометраж, а для більшої об’єктивності, якщо є така можливість, попросити іншу людину записувати все, що робить перша протягом дня [5, 70].

Крім вищеперелічених причин, існує ще безліч причин, які впливають на управління часом. Кількість причин не є обмеженою, бо кожна людина може їх збільшити або зменшити. Найбільш розповсюджені такі причини [5, 87-90]:

- непередбачувані обставини і справи;

- невміння відмовитися від виконання завдання, що не стосуються службових обов’язків, або яке неможливо виконати в конкретний період часу;

- часта зміна справи в процесі її виконання (керівник постійно змінює умови “гри”);

- відсутність чітких цілей і критеріїв виконання справи;

- відсутність похвали за добре виконані справи, різка критика всього, чим незадоволений керівник;

- відсутність командності в роботі, коли співробітники готові допомогти один одному, зрозуміти й підтримати.

Для подолання перерахованих причин необхідно обрати способи управління часом.

Д. М. Гранін виділяє такі шляхи та способи розв’язання проблеми управління часом:

1. Не звинувачуй себе в недостатній силі волі. Трапляються дуже сильні люди, проте сила волі не рятує від неорганізованості або надмірної втоми. Необхідно знайти можливість повноцінно відпочити й відновитися.

2. Урахування своїх біоритмів. Необхідно визначити протягом кількох днів, у який проміжок часу вдається зробити більше і чому. Скоротити кількість перешкод у найбільш продуктивний період дня.

3. “Хочеш зробити добре - зроби це сам”. Це гасло знищило чимало керівників. Делегування - наука тонка, чим швидше та успішніше її засвоїти, тим кращі перспективи. Необхідно підраховувати, на що й скільки витрачається часу, причому не тільки на роботі, а й у всіх інших ситуаціях. А потім розрахувати погодинну оплату того чи іншого фахівця.

4. Уміння відмовляти. Багато людей у деяких ситуаціях просто не можуть відмовити. Коли людина навчилася відмовляти, починає економити час. Бажано збагатити свій арсенал відмов новими способами, наприклад, відмовляти без пояснення причин, з поясненням причин і т. д.

155

5. Право на відпочинок. Учені встановили, що приблизно через 40 хвилин одноманітної роботи концентрація уваги падає. Якщо ви в цей час використаєте невелику 10-хвилинну перерву, в результаті зробите більше, ніж працюючи безперервно.

6. “Не пиліть тирсу”. Перфекціонізм - тяга до недосяжної досконалості, як і монета, має дві сторони. З одного боку, чим вище поставлена планка, тим кращий результат. З іншого боку, у більшості випадків після деякого “порогу” відбувається не подальше поліпшення, а просто втрата часу. Досконалість усе одно недосяжна, значно ефективніше в кожному разі чітко встановлювати критерії (технічне завдання) й домагатися їх виконання. Це дасть змогу рівномірно розподіляти свої сили та отримувати більшу віддачу [1].

7. Слово “завтра”. Усе, що можливо зробити сьогодні, дасть у найближчий час, можливо, ту необхідну фору, яка рятує від авралу. Необхідно помічати, як зароджуються справи, звідки вони “падають”. Потрібно виробляти звичку не відкладати справи [1; 4, 69].

Отже, для управління своїм часом необхідно визначити головні причини втрати часу та необхідні шляхи для їх подолання. Для вирішення проблеми управління часом у цілому можна застосувати ряд цікавих і практичних підходів:

1. Сортування: позбутися всього непотрібного.

2. Дотримуватися порядку: визначити для кожної речі своє місце.

3. Утримувати робоче місце в чистоті.

4. Стандартизувати процедури підтримки чистоти й порядку.

5. Вдосконалювати порядок, стимулювати його підтримку [5, 94; 7].

Якщо людина перестає витрачати час на непотрібні операції, вже

За рахунок цього вона автоматично виконує роботу швидше. Особливо, коли автоматизуються стандартні нетворчі операції. За рахунок того, що все можна легко та швидко знайти, відомо, хто й за що відповідає, поліпшується мікроклімат у колективі та підвищується продуктивність праці [9, 41].

Водночас тайм-менеджмент може не лише підвищити ефективність роботи організації, а й зробити саму роботу комфортнішою, спокійнішою і приємнішою. Справжня ефективність - коли люди працюють із задоволенням, відчувають корисність своєї роботи й отримують за це відповідну винагороду, не тільки грошову, а й моральну [1].

Висновки. Таким чином, управління часом стосується більшою мірою організації власного та робочого часу, ніж його економії. Людина повинна прагнути до правильного розподілу часу відповідно до особистих інтересів та інтересів роботи. Потрібно так використовувати час, щоб забезпечити виконання максимальної кількості завдань, які, у свою чергу, обумовлюють виконання проміжних завдань, які приведуть до реалізації основної мети. Свої власні плани робітник повинен погоджувати з планами підлеглих і безпосереднього керівника, щоб досягти максимального ефекту. Крім того, успішне втіленя в роботі принципів ефективного використання часу залежить насамперед від самої людини і від її бажання працювати раціонально. Стає очевидним, що для того, щоб шляхом постановки чітких цілей, правильного вибору пріоритетів і планування свого часу досягти більшої ефективності в роботі, потрібно докласти певні зусилля і витратити певний час [2].

Здійснення заходів з організації праці і власного життя, безсумнівно, сприятиме широкому використанню досягнень науки, техніки, передового досвіду, механізації виробничого процесу виконання послуг, підвищенню ефективності трудових і матеріальних ресурсів, високій якості виконаних робіт.

Література

1. Блай Р. С. 101 способ заставить каждую секунду работать на Вас / Блай Р. С.

- Ростов н/Д. : Феникс, 200б. - 180 с.

2. Гамидуллаев Б. Н. Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием / Г амидуллаев Б. Н. - Пенза : Академия, 1997. - 78 с.

3. Гранин Д. М. Искусство планирования времени или Жизнь без стресса / Гранин Д. М. - СПб. : Прайм-Еврознак, 2004. - 150 с.

4. Гранин Д. М. Что такое управление временем и что оно может мне дать / Гранин Д. М. - СПб. : Прайм-Еврознак, 2004. - 34 с.

5. Гранин Д. М. Тайм-менеджмент. 110 статей / Гранин Д. М. - СПб. : Прайм - Еврознак, 2004. - 712 с.

6. Коули Дж. Внутренний баланс : как не потратить жизнь на пустяки / Джеймс Коули. - М. : Владос, 2003. - 114 с.

7. Зайверт Л. А. Ваше время в Ваших руках : советы деловым людям, как эффективно использовать рабочее время / Зайверт Л. А. - М. : Интерэксперт, 1995. - 124 с.

8. Кнобулах Й. С. Управление временем / Кнобулах Й. С. - К. : Профессионал, 2005. - 400 с.

9. Мерзлякова Е. А. Эффективный тайм-менеджмент для офисного работника / Мерзлякова Е. А. - СПб. : Питер, 2007. - 2б4 с.