Сбор неоконченных дел для повышения эффективности

Начало работы

Первый шаг к повышению эффективности - это очистить свое окружение от неоконченных дел и предметов, которые не лежат на своем месте. Для этого нужно внимательно осмотреть свое рабочее пространство и собрать все, что соответствует следующим критериям:

Незавершенные дела
Дела, требующие принятия решения

Соберите все эти предметы в корзину или другой контейнер, который будет выступать в качестве временного хранилища.

Что должно оставаться на месте

Существует четыре категории предметов, которые должны оставаться нетронутыми во время сбора:

Канцелярские принадлежности: Часто используемые предметы, такие как визитки, маркеры, скрепки и ручки.
Сопутствующие материалы: Информация, хранящаяся "на всякий случай", такая как руководства по программному обеспечению, расписания и справочники.
Элементы декора: Предметы, создающие атмосферу в помещении, такие как фотографии, картины и комнатные растения.
Оборудование: Необходимый для работы инвентарь, такой как компьютеры, принтеры и мебель.

Однако если предметы из этих категорий находятся не на своем месте или требуют внимания (например, для обновления или ремонта), их также следует поместить в корзину.

Ловушки при сборе

При сборе неоконченных дел следует обратить внимание на следующие ловушки:

Не пытаться втиснуть в корзину все дела сразу.
Не поддаваться искушению переорганизовать и очистить все на месте.
Не оставлять предметы на столе или полу, так как они могут снова загромоздить пространство.
Не зацикливаться на небольших или тривиальных задачах.

Обработка объемных или громоздких предметов

Если предмет слишком большой для корзины, сделайте заметку о нем и положите ее в лоток.

Если стопка бумаг не помещается в корзину, сложите ее рядом или на полу, разделив стопки по категориям, если это необходимо.

Выбрасывайте ненужное

Немедленно выбрасывайте очевидно неиспользуемые предметы.

Если вы не уверены в ценности предмета, положите его в корзину. Избегайте принятия решений на месте.

Остерегайтесь чрезмерной организации

Не поддавайтесь искушению увлечься очисткой и организацией. Разбейте процесс на небольшие части, если это необходимо, и избегайте хаотичных действий.

Обработка текущих дел

Если у вас уже есть списки дел, включите их в корзину и рассматривайте их как отдельные задачи. Это обеспечит единообразие и контроль над процессом.

Важные дела

Если вы сталкиваетесь с важными предметами, требующими немедленного внимания, подумайте, можно ли быстро решить их. Если нет, поместите их в отдельную "срочную стопку" для временного хранения.

Пошаговый сбор дел

Рабочий стол: Очистите поверхность стола от всех предметов, требующих внимания.
Ящики стола: Просмотрите содержимое ящиков и поместите требующие внимания документы в корзину.
Горизонтальные поверхности: Удалите все лишнее с полок, шкафов и тумбочек.
Стеллажи: Соберите справочные материалы и документацию, которые необходимо обработать.
Полы, стены, полки: Очистите поверхности от висящих безделушек, картин и бумаг.
Оборудование, мебель: Отметьте, что требует ремонта или замены.
Другие места: Расширьте поиск неоконченных дел на другие места хранения, если это необходимо.

Заключение

Сбор неоконченных дел может очистить пространство и устранить отвлекающие факторы, что приводит к повышенной эффективности и концентрации. При соблюдении этих рекомендаций вы можете создать организованную и продуктивную рабочую среду.

Ключевые особенности сбора неоконченных дел

Начинайте с очистки окружения

Осмотрите свое рабочее пространство и соберите все неоконченные дела и предметы, которые не лежат на своих местах.
Не пытайтесь все разом затолкать в корзину.

Определите, что должно оставаться

Канцелярские принадлежности, сопутствующие материалы, элементы декора и оборудование должны оставаться нетронутыми.
Если предметы из этих категорий нуждаются во внимании (например, для обновления или ремонта), поместите их в корзину.

Избегайте ловушек

Не поддавайтесь искушению переорганизовать и очистить все сразу.
Не игнорируйте небольшие задачи.
Не позволяйте стопкам бумаг захламлять ваше пространство.

Обрабатывайте объемные предметы

Для крупных предметов сделайте заметки и положите их в корзину.
Для стопок бумаг разделите их по категориям и сложите рядом или на полу.

Выбрасывайте ненужное

Немедленно избавляйтесь от очевидно неиспользуемых предметов.
Если вы не уверены, положите сомнительные вещи в корзину.

Остерегайтесь чрезмерной организации

Не увлекайтесь чрезмерной очисткой и организацией.
Разбейте процесс на небольшие части, если вам будет легче.

Обрабатывайте текущие дела

Включите имеющиеся списки дел в корзину и рассматривайте их как отдельные задачи.

Определите срочные задачи

Для важных предметов, требующих немедленного внимания, создайте "срочную стопку" для временного хранения.

Последовательный подход

Пройдитесь по рабочему столу, ящикам стола, горизонтальным поверхностям, стеллажам, полам, стенам, оборудованию и мебели.
Если это необходимо, расширьте поиск неоконченных дел на другие места хранения.