Создание, управление и поддержка списков проектов для повышения эффективности

Введение

Управление проектами может быть сложной задачей, особенно если у вас много незавершенных дел. Создание списка проектов и их регулярное обновление может помочь вам упорядочить ваши задачи и обеспечить своевременное завершение проектов.

Список проектов

Список проектов - это разновидность списка действий, в который включаются все текущие и будущие проекты, которые требуют нескольких шагов для выполнения. Этот список не предназначен для хранения подробностей о проектах или расстановки приоритетов, а скорее для предоставления общего обзора ваших планов.

Преимущества списка проектов

Позволяет отслеживать все текущие проекты
Предоставляет возможность убедиться, что у каждого проекта есть следующие действия
Служит инструментом контроля, гарантирующим, что ничего не упущено
Усиливает ваш контроль над проектами

Один или несколько списков проектов?

Количество списков проектов, которые вы создадите, зависит от ваших личных предпочтений. Если у вас много проектов, можно разделить их на несколько списков (например, личные и профессиональные). Однако, если у вас будет один список, это упростит отслеживание всех дел в целом.

Обычные способы сортировки проектов

Личные/Профессиональные: Отдельные списки для личных и профессиональных проектов могут быть полезны для четкого разграничения и отслеживания задач.
Перепорученные проекты: Если вы управляете проектами, которые перепоручены другим, создайте отдельный список для их отслеживания.
Специфические типы проектов: Для проектов определенного типа (например, клиентские предложения) может быть целесообразно создать отдельный список.

Подпроекты

Большие проекты могут быть разделены на подпроекты. При принятии решения о том, включать ли подпроекты в список проектов или создавать для них отдельные списки, учитывайте следующие факторы:

Будете ли вы регулярно просматривать их для поддержания продуктивности?
Необходимы ли следующие действия для подпроектов?
Зависят ли подпроекты друг от друга?

Сопутствующие материалы проекта

Сопутствующие материалы проекта не являются действиями или напоминаниями. К ним относятся ресурсы, которые могут быть полезны для планирования и выполнения проектов, такие как планы проекта, заметки и архивные документы. Их следует хранить отдельно от списков действий.

Организация размышлений о проекте

Идеи для новых проектов могут возникать неожиданно. Для их хранения можно использовать следующие способы:

Прикрепленные заметки: Присоединяйте цифровые заметки к проектам в программном обеспечении для организации.
Электронная почта и базы данных: Храните информацию, относящуюся к проектам, в соответствующих папках электронной почты или базах данных.
Бумажные файлы: Создавайте отдельные папки с файлами для хранения материалов, связанных с каждым проектом.
Страницы в блокноте: Выделяйте страницы в блокноте для записей размышлений и планов по проектам.

Заключение

Управление проектами требует организации и постоянного отслеживания. Создание списка проектов, регулярное его обновление и использование вышеописанных методов для хранения связанных с проектом материалов могут помочь вам эффективно управлять своей работой и достигать поставленных целей. Потратив время на надлежащую организацию, вы сможете повысить свою продуктивность, уменьшить стресс и обеспечить успешное завершение проектов.

Ключевые особенности управления проектами

Создание списка проектов

Отслеживает все текущие и будущие проекты
Не предназначен для подробностей или расстановки приоритетов
Обеспечивает общий обзор планов

Преимущества списка проектов

Улучшает контроль над проектами
Гарантирует, что для каждого проекта есть следующие действия
Уменьшает вероятность упущений
Усиливает чувство контроля

Способы сортировки проектов

Личные/Профессиональные: Отдельные списки для личных и профессиональных проектов
Перепорученные проекты: Отдельный список для отслеживания перепорученных проектов
Специфические типы проектов: Отдельные списки для проектов определенного типа (например, клиентские предложения)

Подпроекты

Рассматривайте включение подпроектов в список проектов, если они:
Регулярно просматриваются
Имеют необходимые следующие действия
Независимы друг от друга

Сопутствующие материалы проекта

Ресурсы, которые не являются действиями или напоминаниями
Хранение отдельно от списков действий
Включает планы проекта, заметки и архивные документы

Организация размышлений о проекте

Методы хранения идей:
Прикрепленные заметки
Электронная почта и базы данных
Бумажные файлы
Страницы в блокноте